Vous venez de souscrire à ClicRDV et l’interface vous affiche un agenda vide, sans créneaux, sans prestations, sans rappels. Avant de recevoir le moindre rendez-vous, il faut paramétrer cet outil pour qu’il reflète votre activité réelle. Voici comment configurer votre agenda ClicRDV com pro, étape par étape, en évitant les réglages qui génèrent des créneaux fantômes ou des doublons.
Créer vos prestations avant de toucher aux créneaux
La plupart des guides commencent par les horaires. C’est une erreur de séquençage. Sur ClicRDV, chaque créneau dépend d’une prestation déjà définie. Si vous configurez vos plages horaires sans avoir créé vos types de rendez-vous, l’agenda proposera des créneaux génériques impossibles à filtrer ensuite.
Commencez par lister vos prestations avec leur durée réelle. Un soin de 45 minutes n’occupe pas 45 minutes dans votre journée : ajoutez le temps de préparation, de nettoyage ou de transition entre deux clients. ClicRDV permet de définir une durée visible pour le client et une durée réelle bloquée dans l’agenda.
Pourquoi cette distinction ? Parce qu’un client qui voit un créneau libre à 14h00 ne sait pas que votre prestation précédente déborde de 10 minutes. Paramétrer un temps tampon évite les chevauchements sans réduire artificiellement vos disponibilités visibles.
Paramétrage des plages horaires sur ClicRDV com pro
Une fois vos prestations enregistrées, passez aux plages d’ouverture. L’interface de ClicRDV fonctionne par semaine type : vous définissez vos horaires du lundi au samedi, puis l’outil les reproduit automatiquement.
Différencier les plages par collaborateur
Si votre structure compte plusieurs intervenants, chaque collaborateur dispose de son propre agenda dans ClicRDV. Configurez les plages horaires individuellement. Un collaborateur à temps partiel le mercredi ne doit pas afficher de créneaux ce jour-là, même si le cabinet reste ouvert.
L’erreur fréquente : créer une seule plage globale pour tout le monde, puis corriger manuellement chaque semaine. Prenez 15 minutes pour paramétrer les plannings individuels dès le départ.
Gérer les exceptions et congés
ClicRDV propose un système d’indisponibilités ponctuelles. Utilisez-le pour les jours fériés, les formations ou les absences. Ces blocages priment sur la semaine type, ce qui empêche toute réservation sur un créneau annulé.
- Créez l’indisponibilité au moins 48 heures avant pour laisser le temps aux clients de se réorganiser
- Ajoutez un motif interne (invisible pour le client) afin de retrouver la raison du blocage plus tard
- Vérifiez que l’indisponibilité couvre bien la totalité de la journée si vous êtes absent, et pas seulement la plage du matin
Rappels SMS et email : ce que la configuration par défaut ne fait pas
ClicRDV envoie des rappels automatiques par SMS et par email. La configuration par défaut programme un seul rappel, généralement 24 heures avant le rendez-vous. Pour beaucoup de secteurs, ce réglage unique ne suffit pas.
Un double rappel réduit significativement les rendez-vous non honorés. Paramétrez un premier rappel 48 heures avant (par email, moins coûteux) et un second 2 heures avant (par SMS, plus lu en temps réel). Cette combinaison couvre deux comportements : le client qui planifie sa semaine à l’avance et celui qui vérifie son téléphone le matin même.
Attention au contenu du SMS. ClicRDV vous laisse personnaliser le texte, mais la limite de caractères est stricte. Incluez le nom de votre structure, la date, l’heure et un lien d’annulation. Supprimer le lien d’annulation du SMS augmente les no-shows, parce que le client qui veut annuler ne trouvera pas comment faire et finira par ne pas venir sans prévenir.
Synchronisation de l’agenda ClicRDV avec vos autres outils
Vous utilisez probablement déjà Google Agenda, Outlook ou un autre calendrier. Sans synchronisation, vous gérez deux agendas en parallèle, ce qui crée des doubles réservations.
ClicRDV propose une synchronisation bidirectionnelle avec les principaux calendriers. Concrètement, un rendez-vous pris sur ClicRDV apparaît dans Google Agenda, et un créneau bloqué dans Google Agenda rend la plage indisponible sur ClicRDV.
Pour activer cette synchronisation, rendez-vous dans les paramètres de votre compte, section « Connecteurs » ou « Intégrations ». Vous devrez autoriser l’accès à votre calendrier externe via une authentification. Le délai de synchronisation varie selon les outils, mais les mises à jour se propagent en quelques minutes dans la plupart des cas.
- Vérifiez que la synchronisation fonctionne dans les deux sens, pas seulement de ClicRDV vers votre calendrier
- Testez en créant un événement fictif dans chaque outil pour confirmer qu’il apparaît bien dans l’autre
- Si vous travaillez avec un secrétariat externalisé, assurez-vous que ce prestataire accède à l’agenda synchronisé et non à une copie statique
Relier l’agenda à vos canaux de visibilité en ligne
Configurer l’agenda ne sert pas à grand-chose si personne ne le trouve. Solocal, l’éditeur de ClicRDV, propose désormais une offre appelée Connect qui combine visibilité sur PagesJaunes, Google et réseaux sociaux avec la prise de rendez-vous.
En pratique, cela signifie que votre module de réservation peut s’afficher directement sur votre fiche PagesJaunes ou sur votre profil Google Business. Le client réserve sans quitter la page où il vous a trouvé. Pour activer cette diffusion, il faut configurer les canaux dans votre espace pro, section « Multi-diffusion » ou « Visibilité ».
Si vous disposez d’un site internet, ClicRDV permet aussi d’intégrer le module de réservation via une iframe ou une API. Le rendu s’adapte à votre charte graphique, et les créneaux affichés restent synchronisés en temps réel avec votre agenda pro.
La cohérence entre l’agenda et vos canaux d’acquisition mérite d’être vérifiée après chaque modification de plages horaires. Un changement d’horaires dans ClicRDV qui ne se répercute pas sur votre fiche Google crée une expérience confuse pour le client, qui voit un créneau disponible en ligne mais se heurte à une indisponibilité réelle.
Un agenda bien configuré sur ClicRDV com pro ne demande pas de maintenance quotidienne. Les ajustements se font à la marge : une prestation ajoutée, un collaborateur en congé, un canal de diffusion activé. L’effort initial de paramétrage détermine la fiabilité de tout ce qui suit. Mieux vaut passer une heure de plus sur la configuration que corriger des doublons chaque semaine.
